Vad ska organiseras och varför?
En intern samordning är en förutsättning för att lyckas i vattenarbetet, särskilt eftersom vattenfrågan spänner över flera förvaltningar. Kommunen behöver därför skapa en robust intern organisation som kan ta sig an utmaningar och behov kring kommunens vattenresurser. Organisationen kan se lite olika ut beroende på kommun så ni behöver hitta ett sätt att jobba som fungerar för er. Med interna aktörer avses här kommunens förvaltningar och de kommunala bolagen som berörs av vattenfrågor.
En viktig erfarenhet är att tidigt inkludera de olika funktionerna i diskussioner om organisationsform. Tidigt deltagande kan öka engagemanget för gruppen och frågorna. Arbetet med ansvarsfördelning innebär att förvaltningarna identifierar vilka frågor man ansvarar för. Det är också särskilt viktigt att tydliggöra vad som är tillsynsmyndighetens roll och vad som är kommunens övriga roller. Med en tydlig ansvarsfördelningen inom kommunen kommer planering och genomförande av det praktiska vattenarbetet att underlättas avsevärt i ett senare skede, oavsett om det handlar om att ta fram en vattenplan, hantera vattenfrågor i detalj- eller översiktsplanering, prioritera tillsyn eller att genomföra fysiska åtgärder.
För en effektiv vattenplanering behövs en robust organisation – det sker inte av sig själv. Vi måste göra jobbet.
Flera kommuner berättar om konsekvenser från en bristande intern organisation:
- Arbetet pausas eller tar mycket längre tid eftersom man inte kommer överens. Detaljplanearbetet försenas på grund av viktiga frågor inte beaktats till granskning.
- Olika förvaltningar driver frågor som direkt motverkar varandras syfte och mål.
- Olika förvaltningar upphandlar likvärdiga beställningar från olika konsulter.
Förslag på intern samordning
Här följer ett exempel på hur en organisation för vattenfrågor kan se ut. Exemplet baseras på kommunala erfarenheter. Varje enskild kommun behöver diskutera vilken organisationsform som passar just er, och vilka funktioner som ska inkluderas. De olika rollerna och ansvaren behöver sedan beskrivas och beslutas formellt i organisationen.
Strategisk vattengrupp som beslutar
En strategisk vattengrupp fungerar som styrgrupp. I den strategiska vattengruppen ingår exempelvis förtroendevalda och förvaltningschefer eller andra personer med mandat att fatta beslut. En strategisk vattengrupp kan till exempel besluta om vision och målbild för vattenplaneringen, besluta årliga insatser, godkänna verksamhetsplanering och budget och besluta om ansvarsfördelning. Resurs- och ansvarsfrågan blir centrala frågor för den strategiska vattengruppen. Den blir en viktig kugge för att sätta kulturen för arbetet i organisationen och rapportera resultat vidare inom sina förvaltningar, grupper och även eventuellt externa nätverk. Gruppen kan också ta fram underlag för beslut till olika förvaltningar och identifiera målkonflikter. Gruppen sammankallas och samordnas med fördel av en tjänsteperson, exempelvis en vattensamordnare.
Tjänstepersongrupp(er) för vattenfrågor
Flera kommuner har inrättat en eller flera förvaltningsöverskridande vattengrupper med tjänstepersoner från de förvaltningar och bolag som berörs av eller påverkar vatten. Arbetsgruppen bereder underlag, samordnar olika uppdrag för vattenplanering och/eller praktiskt genomför uppdrag, utgör expertstöd i olika kommunala processer som berörs av vattenfrågorna.
Arbetsgruppernas form, funktion och bemanning kan variera över tid beroende på var kommunen befinner sig i processen. Gruppens syfte, mål och mandat bör diskuteras och beslutas och det ska finnas godkännande från respektive chefer för deltagande och beskrivningar om vilket mandat representanten har i gruppen.
Utan dessa delar riskerar gruppen att bli ett tidsineffektivt diskussionsforum med färre konkreta resultat.
En vattensamordnare som håller samman arbetet
Vattensamordnaren har ofta ett särskilt uppdrag att samordna kommunens arbete med vattenfrågor både internt och externt. Uppdraget beslutas av styrgruppen.
Vissa kommuner har valt att placera funktionen på miljöförvaltningen, andra på övergripande styrning (stadsledning) eller på samhällsbyggnad. Det finns fördelar och nackdelar med varje alternativ. Men, oavsett placering menar många kommuner att det är en betydande framgångsfaktor att utse en särskild person för att driva vattenarbetet i kommunen.
Exempel på vattensamordnarens uppgifter:
- Planera, genomföra och följa upp kommunens strategi för vattenarbetet.
- Samordna tjänstepersongrupp för vattenfrågor som sammankallande till möten, ansvarar för verksamhetsplanering och uppföljning.
- Rapportera till styrgrupp och administrera/bereda styrgruppens möten.
- Vara kontaktperson för kommunens övergripande vattenarbete både internt och externt.
Exempel på kommunala organisationsformer
De fyra exemplen nedan visar på variationen i kommunala vattenorganisationer.
- En intern grupp för dagvattenfrågor och lokala åtgärdsprogram. Samarbetet började med en utbildning inom kommunen för att enas om en utgångspunkt i samarbetet och förtydliga ansvarsfrågan inför genomförandeskedet. Ett processchema för arbete med detaljplaner utvecklades också. På så vis blir det enklare att se om någon part inom kommunen behöver inkluderas i arbetet vid ett tidigare skede.
- En förvaltningsöverskridande arbetsgrupp skapades för att öka förståelse för varandras arbetsområden och möjliggöra en bristanalys för vilka områden som behövde stärkas. Gruppen skapade förutsättningar för att ta fram styrande dokument för vattenarbetet.
- En informell diskussionsgrupp för att dela kunskap kring vattenfrågor, till exempel från kurser och seminarier. Parallellt hålls även arbetsmöten med fokus på genomförande av vattenarbetet.
- En organisationsform med fyra temagrupper som träffas för att stämma av hur arbetet fortskrider. Det både stärker den interna kompetensen och grupperna får hjälp med att omvärldsbevaka.
